Des offres finalisées aux factures – Fonctionnement de la facturation ExusTrans

Vue d’ensemble du processus de facturation ExusTrans

Chaque facture sur ExusTrans est générée à partir de données de plateforme vérifiées. Cela garantit que seuls les transports terminés et confirmés sont inclus dans la facturation.

1. 🚛 L’ordre de transport est terminé
2. 💬 L’offre est confirmée dans le chat
3. 📁 L’offre est enregistrée comme offre finalisée
4. 🧑‍💼 L’administrateur examine la période de facturation
5. 🧾 La facture est générée
6. 📄 Le PDF est émis et archivé

Étape 1 : Les offres de transport sont finalisées dans le chat

Après la livraison, les deux parties confirment l’achèvement via le système de chat ExusTrans. Cette confirmation constitue la clôture officielle de la prestation de transport.

• 📱 La confirmation se fait dans le chat
• 📦 Le statut de livraison est vérifié
• 💬 Le prix final et les frais sont confirmés
• 🔒 L’enregistrement est verrouillé pour la facturation

Seules les offres entièrement confirmées par les deux parties peuvent passer à l’étape de facturation.

Étape 2 : Les offres finalisées sont enregistrées comme offres finalisées

Une fois confirmée, chaque prestation de transport terminée est enregistrée dans le système comme une offre finalisée. Cet enregistrement devient la référence financière officielle pour la facturation.

• 📌 Emplacement : Mon profil → Offres finalisées
• 🧾 Prix final convenu
• 🛣️ Péages et extras approuvés
• 📍 Itinéraire et détails de livraison
• 🕒 Horodatage de fin

Les offres finalisées ne peuvent pas être modifiées après confirmation. Cela garantit l’intégrité de la facturation et empêche les changements rétroactifs.

Étape 3 : Validation et préparation à la facturation

Avant la génération des factures, le système valide automatiquement toutes les offres finalisées afin d’assurer la cohérence des données.

• 🔍 Vérification du statut d’achèvement
• 📄 Validation des prix et des frais
• 🏢 Contrôle des informations de l’entreprise
• 💶 Vérification de la TVA et du pays
• ⚠️ Détection des informations manquantes

Les offres qui ne passent pas la validation sont temporairement exclues jusqu’à correction.

Étape 4 : L’administrateur génère les factures deux fois par mois

Les factures sur ExusTrans sont générées par les administrateurs selon des cycles de facturation fixes. Cela garantit des périodes comptables prévisibles.

• 📅 Période 1 : 1er – 14 du mois
• 📅 Période 2 : 15 – fin du mois
• 📊 Seules les offres finalisées validées sont incluses
• 🧠 Regroupement automatique par client et transporteur

Ce processus de génération centralisé garantit la cohérence et la conformité réglementaire.

Étape 5 : Calcul automatique de la commission

ExusTrans applique une commission standard de plateforme aux prestations des transporteurs. Cette commission est calculée automatiquement et de manière transparente.

• 🧮 Taux standard : 20%
• 📌 Appliqué sur le prix net du transport
• ✅ Inclus dans la facture du client
• 📄 Visible sur les documents de facturation

Ce système évite les erreurs de tarification et garantit que les transporteurs calculent toujours leurs offres correctement.

Étape 6 : Les règles de TVA et fiscales sont appliquées automatiquement

Lors de la création de la facture, le système détermine le traitement TVA approprié selon la localisation de l’entreprise et ses données d’enregistrement.

• 🇧🇪 TVA belge (21%) le cas échéant
• 🇪🇺 Autoliquidation intracommunautaire
• 🌍 Hors UE : hors champ
• 📑 Références légales ajoutées

Ce processus garantit que les factures respectent les réglementations belges et européennes.

Étape 7 : Génération des factures PDF

Après calcul et validation, ExusTrans génère automatiquement des factures PDF conformes aux exigences légales.

• 🧾 Numéro de facture unique
• 🏢 Identification de l’entreprise
• 💶 Détail des montants
• 📑 Mentions TVA
• 📆 Date d’émission et période

Ces documents PDF conviennent à la comptabilité, aux audits et au reporting financier.

Étape 8 : Accès et téléchargement des factures

Toutes les factures générées sont stockées en toute sécurité dans les comptes utilisateurs et restent accessibles à tout moment.

• 👤 Emplacement : Mon profil → Factures
• ⬇️ Téléchargement PDF en un clic
• 📊 Suivi du statut de la facture
• 📁 Archive historique

Les utilisateurs sont invités à télécharger et archiver les factures pour leur propre comptabilité.

Avantages du système de facturation ExusTrans

Le processus de facturation automatisé offre des avantages significatifs pour les clients comme pour les transporteurs.

• ✅ Charge administrative réduite
• ✅ Tarification transparente
• ✅ Risque de litige réduit
• ✅ Documentation prête pour audit
• ✅ Cycles de facturation prévisibles

❓ Foire aux questions (FAQ)

À quel moment une offre devient-elle une offre finalisée ?

Une offre devient une offre finalisée une fois le transport terminé et après confirmation de la livraison par les deux parties dans le chat.

Où puis-je voir mes offres finalisées ?

Vous pouvez retrouver tous les transports terminés dans Mon profil → Offres finalisées.

Puis-je modifier une offre finalisée après confirmation ?

Non. Les offres finalisées sont verrouillées après confirmation afin d’assurer une facturation transparente et fiable.

À quelle fréquence les factures sont-elles générées ?

Les factures sont générées deux fois par mois : du 1er au 14 et du 15 à la fin du mois.

Qui génère les factures ?

Les factures sont générées par les administrateurs ExusTrans à partir des données vérifiées des offres finalisées.

Toutes les offres finalisées sont-elles incluses dans la prochaine facture ?

Oui. Toutes les offres finalisées validées pendant la période de facturation sont incluses dans la prochaine facture.

Comment la commission de 20% est-elle appliquée ?

La commission est calculée automatiquement sur le prix net du transporteur et intégrée à la facture finale.

Quand la TVA est-elle calculée ?

La TVA est calculée automatiquement lors de la génération de la facture, sur la base de la localisation de l’entreprise et des données d’immatriculation TVA.

Quand la facture PDF est-elle créée ?

Les factures PDF sont générées immédiatement après la clôture et l’approbation du cycle de facturation.

Où puis-je télécharger mes factures ?

Toutes les factures sont disponibles dans Mon profil → Factures et peuvent être téléchargées à tout moment.

Que se passe-t-il si mon offre finalisée contient des informations incorrectes ?

Vous devez contacter immédiatement l’assistance ExusTrans. Les corrections ne peuvent être effectuées qu’avant la génération de la facture.

Pourquoi mon offre finalisée est-elle absente de la facture ?

Une offre finalisée peut être exclue si elle est incomplète, en cours de vérification ou si des données obligatoires sont manquantes.

Puis-je recevoir des factures plus fréquemment ?

Non. Les factures sont émises selon des cycles de facturation fixes afin d’assurer une comptabilité cohérente.

Combien de temps les factures sont-elles conservées sur ExusTrans ?

Les factures sont stockées de manière sécurisée dans votre compte et restent disponibles conformément aux exigences légales de conservation.

Dois-je conserver mes propres copies de factures ?

Oui. Les utilisateurs sont responsables du téléchargement et de l’archivage des factures pour leurs propres dossiers comptables et fiscaux.

Conclusion

De la confirmation dans le chat à la mise à disposition du PDF final, ExusTrans gère l’ensemble du processus de facturation de manière structurée et transparente. En utilisant les offres finalisées comme source unique de référence, en appliquant automatiquement les règles de commission et de TVA, et en générant des documents conformes, la plateforme garantit une facturation fiable pour tous les utilisateurs.